Registro de jornada laboral: qué exige la ley y cómo evitar sanciones

Desde mayo de 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a todas las empresas, sin excepción de tamaño ni sector, a llevar un registro diario de la jornada de cada persona trabajadora. No es un simple recordatorio: es una obligación exigible desde el primer empleado, autónomo con trabajadores incluido.

Qué tiene que registrar el sistema

No basta con anotar si alguien ha trabajado o no ese día. El registro debe reflejar la hora exacta de inicio y de fin de la jornada de cada trabajador, incluyendo las pausas si la empresa quiere que no computen como tiempo de trabajo. Un cuaderno donde solo se marca "presente" o un parte semanal aproximado no cumple con el requisito.

• Hora de inicio y hora de fin de cada jornada, por trabajador.
• Conservación mínima de 4 años desde el registro.
• Debe estar a disposición de la propia persona trabajadora, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo en cualquier momento.
• Es compatible con cualquier medio (papel, hoja de cálculo, app), siempre que garantice fiabilidad e inalterabilidad de los datos.

Qué pasa si no lo llevas al día

No llevar el registro, o llevarlo de forma incompleta, se considera infracción en materia de relaciones laborales y puede sancionarse conforme a la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Además, en una eventual reclamación de horas extra o de despido, la falta de registro juega sistemáticamente en contra de la empresa: los tribunales tienden a dar por buena la versión del trabajador si la empresa no puede aportar el registro exigido.

Lo que viene: el registro horario digital

El Gobierno lleva meses preparando un Real Decreto que exigirá que el registro horario sea digital e interoperable con la Inspección de Trabajo, eliminando el papel y las hojas de cálculo sueltas como sistema válido. A cierre de agosto de 2026 el decreto seguía sin publicarse en el BOE —el propio Ejecutivo ha aplazado su tramitación a septiembre de 2026— por lo que la fecha exacta de entrada en vigor todavía no está fijada. Lo que sí es seguro es la dirección: cuando llegue, los sistemas manuales dejarán de ser válidos de un día para otro, así que conviene no esperar al último momento para digitalizarlo.

En Guardián de Datos gestionamos el fichaje digital de nuestros clientes con GDatos Jornada, conforme al registro actual y ya preparado para adaptarse en cuanto se publique la normativa del registro horario digital.