Registro de jornada: los fallos que hacen que no te sirva ante una inspección

Ya sabes que tienes que llevar un registro de jornada. Lo que más se ignora es cuándo ese registro, aunque exista, no te vale delante de un inspector. El criterio técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo explica cómo lo revisan, y de ahí salen estos fallos.

1. Enseñar el cuadrante en lugar del registro

Un horario colgado en la pared, el calendario laboral o el cuadrante de turnos dicen qué estaba previsto. El registro dice lo que se trabajó de verdad. La Inspección lo deja claro: los horarios preestablecidos no acreditan el cumplimiento.

2. Un registro que no es fiable

Si el registro no es objetivo ni fiable, el criterio de la Inspección presume que todo el tiempo entre la hora de entrada y la de salida es trabajo, y eres tú quien tiene que probar lo contrario. Unas hojas rellenadas a mano el viernes, con las mismas horas todos los días, serían un ejemplo claro.

3. No anotar la hora concreta

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige que el registro diario incluya el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona. «Ha venido» o «jornada completa» no basta.

4. Haberlo montado sin consultar

El mismo artículo dice que el registro se organiza y documenta por convenio, acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores. La Inspección puede pedir las actas de esa consulta. Si no tienes representantes, deja por escrito cómo has decidido organizarlo.

5. Perder los registros o no tenerlos a mano

Hay que conservarlos cuatro años y mantenerlos a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección. El inspector puede pedir copias o impresiones del sistema electrónico, y con registros en papel puede pedir los originales o hacer fotos. Con un cuaderno que desaparece o una app que borra datos a los pocos meses, no los puedes enseñar.

6. Olvidar a quien trabaja a tiempo parcial

En los contratos a tiempo parcial, además del registro diario, tienes que hacer un resumen mensual que se entrega al trabajador con la nómina y se conserva cuatro años. Según el criterio de la Inspección, si no cumples esto se presume que el contrato es a jornada completa, salvo que demuestres lo contrario.

7. Ignorar las horas extra

El registro de horas extraordinarias del artículo 35.5 es una obligación aparte, aunque el propio registro diario sirve para cumplirla. Las horas extra se detectan comparando lo trabajado con la jornada ordinaria, así que si tu registro está mal, se te descuadran también las extras.

¿Qué te puede pasar?

No cumplir con la obligación de registro se tipifica como infracción grave en el artículo 7.5 de la LISOS. El criterio de la Inspección añade un matiz: se valora la buena fe de la empresa, y si queda claro que cumples con las normas de jornada, el inspector puede limitarse a requerirte que lleves el registro en lugar de abrir un expediente sancionador. Es mejor no depender de ese matiz.

Lo que viene

Hay un real decreto en tramitación para que el registro sea digital e interoperable con la Inspección. Cuando escribo esto no consta que se haya aprobado ni publicado en el BOE, así que comprueba su estado antes de dar nada por hecho. Mientras tanto, la forma de registro que valga hoy es cualquiera que garantice fiabilidad y exactitud, papel incluido.

Resumen práctico

• El registro anota lo trabajado, no lo planificado.
• Hora de inicio y de fin reales de cada persona, cada día.
• Sistema difícil de manipular y con copia de seguridad.
• Consulta a representantes, si los hay, y decisión por escrito.
• Conservación de cuatro años y acceso rápido para trabajadores, representantes e Inspección.
• Resumen mensual con la nómina para los contratos a tiempo parcial.
• Horas extra controladas desde el mismo registro.

Si quieres que fichar sea cuestión de un toque y que los registros queden guardados y listos para enseñar, es lo que hacemos en Guardián de Datos con GDatos Jornada.